0前言

传统人事档案资料采集与管理工作的效率常见较低下，人事档案资料检索用也不太便捷，因此也很难有效服务人事管理的实质工作。假如一直维持如此的近况，势必致使人事档案管理工作日渐被边缘化，愈加很难引起各方面的关注与看重。基于此，需要适应信息化年代进步的趋势，加大人事档案管理的信息化建设，合理革新管理理念与模式，促进人事管理工作的高效拓展。

1人事档案管理信息化建设的现实意义

1.1有益于提高人事档案借助实效，彰显人事档案的价值

第一，在人事档案管理中，用信息技术可SEO优化服务方法，提升人事档案查阅效率，同时还能有效地保护原始档案资料，转变被动服务，提供主动服务；第二，单位紧随年代的进步节奏，严格落实人事档案的需要，在此基础上拓展工作，针对完善人事档案信息化进步，健全各方面规范，为人事档案工作拓展提供保障；第三，对单位人事档案管理机制进行优化和改进，在管理并用人事档案资源时，要尽量用科学化，信息化及规范化的方法，为单位人事管理工作提供服务。通过线上模式，单位人事部门就可准时知道人事档案信息，从而尽快地提供人事决策。

1.2有益于降低人事档案管理本钱，确保工作可持续化拓展

第一，通过信息化模式处置人事档案，将人事档案资料储存在硬盘，云储存终端或其它数字终端，提升空间用率，降低管理和借助环节，从而达到线上一站式管理目的，达成线上一站式服务目的，使管理本钱更低；第二，单位人事档案中有很多的信息和人事有关，社会价值较高。在档案管理时，用信息技术可延长保存时间，预防其破坏，为后续工作拓展提供保障；第三，在以后，人事档案信息量会愈加多，单位人事档案管理者的重压会增大，工作量同样这样。加之依旧用传统的纸质管理方法，势必会干扰工作效率。依据目前的年代背景看，在该范围中有必要引入信息技术。

1.2.1人事档案信息化建设内容

（1）纸质、胶片等人事档案数字化

针对人事档案等载体上的信息，通过模拟数据，将它转换成能通过计算机等读写设施进行读写，或用0和1可表示的二进制代码，如此的过程就是数字化。通过数字化处置，在储存介质中储存人事档案数字信息，或通过互联网化形式传输人事档案信息。数字化之后，还能进一步对其进行系统化，通过该方法将它组织成具备有序结构的人事档案数字信息库，并发挥计算机的辅助管理用途。人事档案数字化的内容较多，主要包含两个部分，其中之一是档案检索工具，另外一方面是档案全文内容。在有些状况下，还或许会以目前的“干部档案数字化软件”为基础，对干部职工实体档案进行数字化，或将它部分内容数据化；

（2）数字化档案的数据化

对人事档案进行手部数字化处置后，可将它转换成明确度更高的图像，或将它转化成其它的多媒体数据，从而将它储存在数字信息载体上，譬如磁盘，固态硬盘及磁带等，使其变成数字化档案文件。无论是处置还是统计和剖析人事档案中的信息，倘若要用计算机，第一要把数字化之后的以图像为主的数字档案信息进行转化，使其成为内容数据，这一环节就叫做人事档案数据化。数据化之后，针对生成的数据化人事档案，在统计剖析数据时，都可用计算机，从而达到常识面的服务，达成常识的共享，促进人事档案的信息化进步；

（3）打造人事档案数据库

将它中的内容数据化后，还需抽取并集成多源异构的多种源数据，明确结构化数据，同时确定非结构化数据，下面要对所有些数据进行清洗，最后以选定的数据库为基础，打造完善人事档案数据库；

（4）打造人事档案数据化目录

打造根目录指的是通过参考人事档案的著录规则及编目规则，同时参考国内制定的《中国文献编目规则》，对原有人事档案检索工具进行还原，遵循便捷检索和查看的原则，最后得到著录详、简级次得当、完整的人事档案数据化目录。

2人事档案管理信息化建设中容易见到的不足

2.1人事档案数字化进程缓慢

在国内，信息技术应用普及于人事档案资料管理方面起步较迟，这使得不少单位人事档案信息化建设的进步进程比较落后，对有关信息技术软件的应用也比较落后。一方面，可借助的数字化及信息化软硬件不足，致使人事档案管理由传统模式向现代信息化模式转型存在困难。一些单位并未配备人事档案信息化管理的软、硬件设施、设施，使得传统纸质版人事档案资料非常难迅速、有效地转化为数字化电子版档案；其次，在人事档案信息化管理人才紧急不足。近年来，人事档案的数目一直伴随单位的进步壮大而不断增加，因此面对这类日渐增加的档案资料应当怎么样高效处置，也是现代人事档案管理职员需考虑、研究的要紧问题；

2.2人事档案信息化建设体系不健全

现阶段，一些单位内部并未打造起完善、适当的人事档案信息化管理的规范与规范，具体工作的拓展存在不少问题，譬如工作步骤不明确、工作内容与职责安排不合理等，这类问题都致使人事档案管理信息化建设工作没办法迅速、高效地向前推进。具体剖析来看，第一是因顶层设计不够健全，对信息化管理的具体规划及思路不清楚，要想拓展信息化档案管理工作，而管理职员却并未树立正确、科学的思想认识，并为此感到无从下手。譬如，针对图片、音频与视频等不同形式的人事档案应以哪一种格式来保存；人事档案管理信息化建设工作的各项职责应怎么样进行有效分工；人事档案管理信息化建设工作应当达成的规范是什么等问题，这类都并未在规范规范中进行充分体现；第二，人事档案管理的安全性存在漏洞，使得档案管理的安全性风险有所上升，不利于信息化管理建设的推进。当下阶段，单位更关注人事档案资源借助状况，却忽略安全管理，因此档案安全管理工作无从保障。安全技术方法与档案管理手段缺少科学性，并未针对人事档案信息数据库落实加密管理举措，同时也并未借助数字水印与密钥等技术做好加密管理工作。人事档案资料并未准时进行备份管理，致使一些档案资料因为非法加密的影响而没办法正常恢复；

2.3数字型人事档案的立卷归档工作不科学

人事档案资料的价值尤为重要，人事档案资料的全方位系统性、完整准确性等，都会对其借助环节带来直接影响。但，现在一些单位人事档案资料采集、整理、归档等各项工作的组织拓展缺少科学性，所以不利于人事档案信息化建设的效率与水平提高。一方面人事管理软件并未直接与人事档案信息管理软件进行关联，数据没办法实践即时互通，不少人事信息不可以同步，使得人事档案信息数据更新迟滞。而且系统间存在着肯定的壁垒限制，致使人事档案管理员没办法准时对有关资料进行补录与上传等操作；其次，人事部门对新接收的各种档案资料信息，并未准时与人事档案信息管理部门进行对接，使得档案资料的额数字化转化与系统录入工作遭到影响，不利于人事档案管理信息化建设的有效进行；

2.4档案管理方法落后，信息化开发力度不足

依据目前人事档案管理员的状况看，他们的人事档案管理技能不够专业，专业常识也较匮乏，而且并未参与过专业培训，这导致他们在实践过程中工作成效不尽人意。在部分单位，还缺少一流的人事档案管理设施，在人事档案管理方面，也没明确的保障手段，比如防火、防潮，其人事档案管理水平过差。不只这样，在人事档案信息开发时，单位其实也不够积极、主动，大多数管理工作者缺少主动意识，只有在需要的状况下，他们才会去查看，而且涉及的信息都很简单，譬如个人简历，并未通过人事档案进行人才的选拔和挖掘等。

3人事档案管理信息化建设的革新路径

3.1深入推进人事数字化建设，达成高效化的目的

目前社会经济不断飞速发展，信息技术水平不断提高，人事档案管理信息化建设是大势所趋。所以单位应积极加大人事档案管理的数字化建设，为将来的档案管理工作及档案借助工作打好基础。第一，应看重加大有关软件设施、设施的投入与配置，不断健全人事档案信息化管理的环境条件。结合自己进步实质与人事档案管理工作任务量与困难程度等采购相应的软、硬件设施、设施，充分促进纸质人事档案资料高效转化为数字化电子版档案，为促进人事档案信息数据库的健全提供有利条件；第二，通过聘请专业的兼职人才，促进人事档案信息数字化转化工作的高效拓展，还可借用服务外包等多元模式，打造与专业机构的合作关系，签订保密协议，促进人事档案管理数字化处置工作效率和水平提高；

3.2健全人事档案管理体系，达成规范化的目的

人事档案管理信息化建设工作的有效拓展和落实，需要要把握重点要素，针对工作的内容、步骤与职责等做好细化，预防出现盲目、混乱的状况。要加大顶层设计的优化与健全，加大配套规范的建设。结合档案管理方面的法律规范需要，依据单位自己进步实质，打造健全的人事档案管理规范。规范建设过程中应该注意把握重点，一方面要积极促进人事档案管理的规范化与规范化进步，针对不同形式的档案资料要统一信息化保存的格式。还要加大人事档案管理部门和单位其它部门间的权责划分，彼此要进行协作配合，打造和谐、有序的档案管理机制。对档案立卷与归档等工作需要统一具体标准，预防后期因标准不统一致使重复劳动问题。深入加大档案信息化管理的安全保障建设，设置安全管理规范，科学应付互联网中的潜在安全风险。可借用数字密钥、水印等安全技术，加大人事档案数据信息的安全管理，准时进行数据备份，做好事后防控，保障档案资料万无一失；

3.3革新信息化档案管理理念

要革新信息化档案管理工作理念，为信息年代的人事档案管理工作的革新进步奠定要紧的理念基础，引导人事档案管理工作朝着数字化、现代化和水平化的方向进步。在人事档案管理工作过程中，有关管理职员要以科学进步观为指导思想，对人事档案信息化管理工作给予高度的看重；同时，档案管理职员要树立革新意识，敢于拼搏和研发，管理理念要不断与时俱进，提高管理工作的实效性，以便于尽量地解决人事档案管理存在的很多问题；

3.4落实动态化档案管理机制

人事档案的信息化管理工作虽有有关的需要，但并不局限于一个固定的模式，原则上需要档案管理应以全方位反映出组织内部的各种综合状况与动态变化经历。因此，有必要以此为目的构建动态化档案管理的信息化机制。借助信息化平台做好人事档案的同步更新与共享，确保人事档案信息真实地反映组织所需的各种数据资料。对企业而言，对人事档案的管理应将它原始资料详尽整理，并构建专用档案，加强对人事档案管理的关注力度，借信息化方法推进档案材料的不断更新；

3.5严格立卷归档工作，达成精细化的目的

为有效维护人事档案资料的机制，加大管理效率，必须要看重人事档案资料的立卷与归档工作。针对零散无序的人事信息资料准时采集整理，健全人事档案的具体内容。借用现代信息技术方法对人事管理软件及人事档案系统有关数据进行关联，促进数据信息生成、同步与录入等环节能达成完成一站式，有效提高人事档案信息整理归档的效率与成效；同时，还应该注意提高管理职员人事档案归档的工作意识，如此可保障档案资料能准时、有效地录入信息数据库，促进人事档案愈加全方位系统、完整精确。因此对具体工作环节的需要和标准需要进行细化、明确，划分明确的权责分工，预防出现责任推诿等问题。平时工作过程中，积极落实人事档案数字化内容的建设，既要保障建设，还要看重加大档案资料的有效借助，充分保障人事档案资料立卷、归档与借助等完整过程中都能做到准时、有效、准确、完整、规范、有序；

3.6提高信息化档案管理软件水平

在人事档案管理过程中，主要载体是信息化档案管理软件。信息化档案管理软件的主要优势包含两方面，第一，帮助大家降低获得信息的时间本钱；第二，信息不但不会混乱，还能随时整理和健全。要将系统有哪些用途发挥出来，第一要筹备好基础性硬件设施，同时还应拥有健全的软件设施，从而提升系统操作的便捷性；除此之外，为进一步提升信息化档案管理软件水平，还需合理分类人事档案，准时录入信息数据，为所需信息的存储、调取、查阅、剖析等奠定好的基础；

3.7塑造优质人事档案管理队伍

当今年代，人力资源管理正朝哪个方向现代化方向迅猛进步，对人事档案管理水平需要的提高为大势所趋，而要想有效保证人事档案管理水平的提高，必然需依靠档案管理职员综合素质的不断增强。毕竟档案管理的信息化要依靠档案管理职员具备好的综合素质；

3.8加大人事档案管理信息化管理软件的互联网安全信息化下的人事档案管理势必涉及互联网安全问题，这就需在建设人事档案信息化的同时，加大互联网安全方面的工作。第一，加大互联网安全监测，在共享互联网设施上安装入侵测试系统，随时对数据交互进行统计剖析，一旦发现安全隐患，立刻发出警报并启动应对手段；第二，需对不一样的信息种类进行安全等级划分，设置查阅限制，通过一对一的账号密码达成身份确认，预防人事档案的破坏的泄露；最后，设立软件系统的访问限制，通过防火墙等方法控制访问行为。用以上办法加大人事档案管理信息化管理软件的互联网安全。

人事档案管理未来发展趋势是达成人事档案管理的信息数字化，这是一项耗时长、系统性且复杂程度非常高的工作，需档案管理部门员工的积极参与及单位各部门全体职员的积极配合。要对档案管理部门在信息化建设过程中出现的问题给予高度看重，当令采取针对性的手段，推进人事档案信息化的建设，适应现代社会经济的飞速发展。

4结语

新时期背景下，充分发挥信息技术方法的优势，促进人事档案管理工作高效拓展，革新人事档案管理工作的路径，是现阶段人事档案管理进步的主要方向。人事档案管理职员需要从思想层面正确认识人事档案管理信息化建设的重要程度，发挥信息化与数字化技术的要紧用途，促进人事档案管理工作更好地为人事管理工作服务，深入推进人事档案信息化管理体系的科学建设与健全，加大人事档案资料的数字化管理建设，完善人事档案管理的机制和系统，加大立卷与归档工作的规范化拓展，保障人事档案管理效率和成效的全方位提高。